Enquêtes sur le harcèlement au travail en Ontario : ce qu'est un bon processus

En Ontario, une bonne enquête sur le harcèlement au travail est objective, exhaustive et proportionnée. La Loi sur la santé et la sécurité au travail oblige l'employeur à veiller à ce qu'une enquête appropriée dans les circonstances soit menée et à ce que le travailleur qui aurait fait l'objet de harcèlement et le prétendu harceleur, s'il s'agit d'un travailleur de l'employeur, soient informés par écrit des résultats et des mesures correctives éventuelles. Le code de pratique de la province illustre une façon de s'y conformer. Les lieux de travail sous réglementation fédérale suivent un processus différent, prévu par le Code canadien du travail.

Ce qu'exige la Loi

Aux termes de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST) de l'Ontario, le programme écrit de l'employeur concernant le harcèlement au travail, élaboré en consultation avec le comité mixte sur la santé et la sécurité au travail ou le délégué à la santé et à la sécurité, le cas échéant, doit énoncer la manière dont l'enquête sur les incidents ou les plaintes se déroulera et les mesures qui seront prises pour y faire face, les cas où les renseignements peuvent être divulgués (seulement si la divulgation est nécessaire pour enquêter ou prendre des mesures correctives, ou si elle est par ailleurs exigée par la loi) et la manière dont les parties seront informées des résultats et des mesures correctives éventuelles.

Le harcèlement au travail s'entend d'une ligne de conduite caractérisée par des remarques ou des gestes vexatoires contre un travailleur dans un lieu de travail, y compris virtuellement, lorsque leur auteur sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns, ou encore du harcèlement sexuel au travail. Les mesures raisonnables prises par l'employeur ou le superviseur dans le cadre de la gestion et de la direction des travailleurs ou du lieu de travail ne constituent pas du harcèlement au travail. La violence au travail fait l'objet d'une obligation distincte en matière de programme.

Le code de pratique comme point de référence

Suivre le Code de pratique sur le harcèlement au travail, approuvé par le ministre, est une façon de se conformer à la Loi, mais pas la seule. Toutefois, l'employeur qui adhère à une partie du code doit suivre l'ensemble de cette partie pour être réputé conforme.

L'obligation d'enquêter ne dépend pas d'une plainte officielle : la LSST vise les incidents autant que les plaintes, et le code confirme que cette obligation s'applique aux plaintes non officielles ainsi qu'aux incidents dont l'employeur prend connaissance par un autre moyen, par exemple par l'intermédiaire d'un superviseur ou d'un tiers.

Qui devrait mener l'enquête

La LSST ne précise pas qui doit mener l'enquête. Selon le code, l'enquête doit être objective : la personne qui en est chargée ne doit pas être directement impliquée dans l'affaire ni relever directement du prétendu harceleur, et elle devrait savoir comment mener une enquête. Le programme prévu par le code doit indiquer dans quels cas une personne de l'extérieur sera chargée de l'enquête, par exemple lorsque les allégations visent un propriétaire ou un cadre supérieur. Un inspecteur peut aussi ordonner que l'enquête soit menée par une personne impartiale, aux frais de l'employeur.

Les sept étapes minimales

Selon le code, la personne chargée de l'enquête doit au minimum :

1. Assurer la confidentialité de l'enquête, en ne divulguant des renseignements identificatoires que si cela est nécessaire pour enquêter ou exigé par la loi, et rappeler à toutes les personnes concernées les exigences de confidentialité du programme.
2. Mener des entretiens approfondis avec le plaignant et le prétendu harceleur ou, si le prétendu harceleur est connu mais n'est pas un travailleur de l'employeur, faire des efforts raisonnables pour l'interroger.
3. Donner au prétendu harceleur l'occasion de répondre aux allégations précises formulées contre lui et, dans certains cas, donner au plaignant l'occasion de répliquer.
4. Interroger séparément les témoins pertinents employés par l'employeur et faire des efforts raisonnables pour interroger ceux qui ne le sont pas.
5. Réunir et examiner les documents pertinents.
6. Prendre des notes appropriées et consigner les déclarations pendant les entretiens.
7. Rédiger un rapport qui résume la preuve, fait état des conclusions de fait et établit s'il y a eu ou non harcèlement.

La LSST ne fixe aucun délai, mais le code prévoit que l'enquête doit être terminée en 90 jours civils au plus, à moins que des circonstances atténuantes ne justifient une enquête plus longue, par exemple plus de cinq témoins ou l'absence d'un témoin clé pour cause de maladie. Les parties devraient être tenues au courant périodiquement.

Proportionnée, et non uniforme

Parmi les exemples du code, le cas d'un client de bar qui harcèle le personnel peut ne pas nécessiter une longue enquête, alors que le harcèlement sexuel de la part d'un collègue depuis un certain temps peut être plus complexe. Le programme prévu par le code doit aussi décrire les mesures provisoires qui peuvent être prises pendant l'enquête. Selon le ministère, la médiation ne peut pas remplacer l'enquête, mais, si les parties y consentent, elle peut faire partie du règlement par la suite. Dans un milieu de travail syndiqué, la convention collective peut préciser le rôle du syndicat.

Résultats, dossiers et représailles

Les résultats sont un résumé des conclusions de l'enquête, et non le rapport d'enquête. Selon le code, les résultats et les mesures correctives éventuelles sont communiqués par écrit dans les 10 jours civils suivant la conclusion de l'enquête. S'il y a eu harcèlement, l'avis de mesures correctives doit indiquer les démarches entreprises ou prévues pour prévenir un incident semblable.

Les résultats et les rapports d'enquête ne constituent pas des rapports concernant la santé et la sécurité au travail que l'employeur doit communiquer au comité ou au délégué. Selon le code, les dossiers doivent être conservés pendant au moins un an après la conclusion de l'enquête.

La LSST interdit les représailles exercées parce qu'un travailleur s'est conformé à la Loi ou a cherché à la faire respecter, ce qui, selon le ministère, comprend le signalement d'un cas de harcèlement. Le code exige en outre que la politique concernant le harcèlement au travail précise qu'aucun travailleur ne sera puni pour avoir signalé un incident ou participé à une enquête. Le travailleur qui allègue des représailles contraires à la LSST peut recourir à l'arbitrage aux termes de la convention collective, le cas échéant, ou s'adresser à la Commission des relations de travail de l'Ontario.

Les lieux de travail sous réglementation fédérale suivent un processus différent

La LSST ne s'applique pas aux lieux de travail de compétence fédérale, comme les banques, les compagnies aériennes et les entreprises de télécommunications. Ceux-ci relèvent de la partie II du Code canadien du travail et du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Les efforts visant à régler un incident signalé doivent commencer dans les 45 jours suivant l'avis, les parties peuvent convenir de recourir à la conciliation, et une enquête doit être menée si l'incident n'est pas réglé et que la partie principale en fait la demande.

L'enquêteur doit être formé en techniques d'enquête, posséder des connaissances, une formation et une expérience pertinentes, connaître la partie II et la Loi canadienne sur les droits de la personne, et confirmer par écrit qu'il n'est pas en conflit d'intérêts. Le rapport énonce des conclusions et des recommandations sans révéler l'identité de quiconque. L'employeur, conjointement avec le comité local ou le représentant, choisit les recommandations à mettre en œuvre (à défaut d'entente, la décision de l'employeur l'emporte), et l'employeur est tenu de les appliquer. Le processus de règlement doit généralement être mené à terme dans l'année suivant l'avis.

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Questions fréquentes

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